Từ sổ tay đến ‘khớp số’: câu chuyện nộp thuế số của hộ kinh doanh

Nộp thuế số được coi là bước ngoặt đối với hộ kinh doanh trong giai đoạn chuyển đổi

“Bán xong là mệt rồi, nhưng tới đoạn chốt sổ mới thấy… hồi hộp, cứ lo cộng tiền có khớp không”, chị nói. Điều khiến chị ngại nhất là “lệch số” – lệch giữa doanh thu thực bán, giao dịch thanh toán, hóa đơn đã xuất và chứng từ lưu lại. Chỉ cần một khoản ghi thiếu, một tờ hóa đơn thất lạc, cả buổi tối có thể trôi qua trong việc lần lại từng dòng.

Giống nhiều hộ kinh doanh nhỏ, chị Giang vận hành “đa hệ” mà không hề chủ đích. Sổ tay để ghi nhanh theo thói quen; excel để tổng hợp và thêm một “chỗ” để lưu chứng từ – khi thì ảnh chụp trong điện thoại, khi thì một thư mục trong máy tính.

“Mỗi thứ một nơi”, chị tóm tắt. Ban đầu, cách làm này giúp chị xoay xở nhanh, vì cái gì tiện thì dùng. Nhưng khi lượng đơn tăng, chính sự rời rạc bắt đầu tạo áp lực ngược lại.

Bước ngoặt: “làm một lần là quen”, và quan trọng nhất là… khớp số

Chị Giang thay đổi cách làm sau một buổi được hướng dẫn trực tiếp của cán bộ thuế cùng nhân sự của đơn vị cung cấp giải pháp hỗ trợ nộp thuế số - VNPAY. “Trước mình cứ nghĩ nộp thuế số là ‘làm trên mạng’, chắc khó. Nhưng họ hướng dẫn từng bước, quan trọng là mình thấy số liệu lên tự động và nằm chung một chỗ”, chị kể.

“Không chỉ giúp tôi đỡ công ghi chép, quan trọng hơn là số liệu được tổng hợp và đối chiếu rõ ràng, nên đến kỳ kê khai tôi làm thuận tiện hơn, không còn mất nhiều thời gian vì lo lệch số như trước”, chị Giang nói thêm.

Sự thay đổi đến đúng lúc chị cũng như nhiều hộ kinh doanh khác bắt đầu cảm nhận rõ “áp lực thời gian” trước mốc 01/01/2026, khi lộ trình quản lý thuế chuyển dần từ thuế khoán sang kê khai, tức số liệu bán hàng, chứng từ và hóa đơn cần rõ ràng, nhất quán hơn thay vì chỉ dựa vào ước tính. 

Bộ giải pháp hỗ trợ nộp số thuế của VNPAY đồng bộ trên một nền tảng duy nhất.

Ở góc độ triển khai, các đơn vị cung cấp giải pháp như VNPAY đang tiếp cận theo hướng “đồng hành tại điểm bán” bao gồm: hướng dẫn cài đặt, làm mẫu vài lượt thao tác, rồi để hộ kinh doanh tự làm lại cho quen. Mục tiêu giúp họ có quy trình gọn, dễ theo dõi và thuận tiện hơn khi đáp ứng các yêu cầu kê khai theo quy định mới.

Bộ giải pháp của VNPAY gồm phần mềm quản lý bán hàng và kê khai thuế; hóa đơn điện tử; truyền dữ liệu hóa đơn tự động lên cơ quan Thuế; chữ ký số; nền tảng tạo lập, ký kết hợp đồng điện tử; cùng các giải pháp thanh toán số như VNPAY-QR, SmartPOS và PhonePOS giúp ghi nhận doanh thu tức thời. Để giảm chi phí cho hộ kinh doanh trong quá trình chuẩn hóa, VNPAY triển khai gói hỗ trợ nộp thuế số không giới hạn, đến hết năm 2028. 

Các giải pháp được thiết kế theo hướng "all in one", cho phép hộ kinh doanh như chị Giang có thể quản lý bán hàng, xuất hóa đơn, thanh toán, lưu trữ chứng từ và hỗ trợ kê khai thuế ngay trên một chiếc điện thoại. Việc đồng bộ dữ liệu giúp toàn bộ quy trình bán hàng - hóa đơn - kê khai xuyên suốt, hỗ trợ hộ kinh doanh vận hành minh bạch và phù hợp quy định thuế hiện hành.